Het stappenplan om Legal Tech binnen jouw bedrijfsprocessen te implementeren

2 april 2019

Technologie en met name Legal Tech krijgen een steeds belangrijkere positie in het juridische speelveld. Er zijn veel verschillende partijen op de markt met allemaal hun eigen oplossingen. Maar een ding hebben ze allemaal gemeen: tijd- en kostenbesparing. Vaak richten legal tech-bedrijven zich op een of twee specifieke onderdelen van het contracteringsproces. Maar kan het gehele proces door middel van technologie geautomatiseerd worden?

Constant praten is niet hetzelfde als communiceren

Normaal gesproken wordt er vaak gedacht aan de jurist als het gaat om het contracteringsproces, maar uiteindelijk hebben allerlei stakeholders binnen een bedrijf iets te zeggen over een contract. Voordat een contract tot stand komt is er sprake geweest van kennismaking en onderhandeling met de wederpartij. Pas daarna wordt een document opgesteld, uitgevoerd en gecontroleerd. Door de hoeveelheid betrokkenen in het contracteringsproces kan er verwarring ontstaan. Het gebruik van Legal Tech kan ondersteuning bieden om deze verwarring weg te nemen. Door alle verschillende betrokkenen met elkaar te laten spreken zal het inzichtelijk blijven wat er precies is gebeurd. Dit zorgt er vervolgens voor dat de jurist zich meer kan focussen op de adviserende kant van zijn werkzaamheden.

 
Door te innoveren kunnen bedrijven zichzelf profileren

Sommige bedrijven willen wel automatiseren, maar weerhouden zich hiervan omdat ze bang zijn dat dit niet aansluit op de processen van de wederpartij. Het is belangrijk dat bedrijven samen op hetzelfde level zitten om efficiëntieslagen te behalen op het gehele contracteringsproces. Er bestaat een angst dat hun investering in legal tech geen nut zal hebben als de andere partij alsnog op de oude manier blijft werken. 

Hier zit een kern van waarheid in, maar deze investering draagt bij aan de optimalisatie van uren aan eenzijdige kant. Er ligt juist ruimte voor legal tech bij een bedrijf dat wil innoveren, ondanks dat de wederpartij dat misschien niet doet. Zodra een bedrijf technologie gebruikt, is het makkelijker om de juiste stakeholders te betrekken in het hele proces. Werkprocessen worden afgedwongen door de software, waardoor niets over het hoofd gezien wordt. Op het moment dat een bedrijf het contracteringsproces kan optimaliseren zal dit voor deze partij alsnog enkele FTE’s schelen en/of kan de jurist met het belangrijke werk aan de slag. Daar zit al winst in. 

Hoe komt een bedrijf los van die angst om te innoveren, terwijl hij dat eigenlijk wel wil? Moeten alle systemen die er nu zijn gaan samenwerken? Dat is wellicht een onrealistische oplossing op dit moment. Meer realistisch is om helder te maken welke doelen u wenst te behalen. Als het bedrijf dit goed in kaart kan brengen is de angst voor innovatie niet nodig. 

 
Start met de makkelijke processen

De wil om te automatiseren bestaat binnen bedrijven. Maar door deze wil wordt er vaak te groots gedacht. In principe is groots denken helemaal niet verkeerd, maar om processen goed te laten verlopen en de implementatie van legal tech te laten slagen is het verstandiger om het in behapbare stukken op te delen. Zo is het verstandig om eerst beginnen met het analyseren van je eigen businessprocessen. 

Bekijk waar bepaalde taken, procedures en beslissingen frequent en consistent zijn. Hier zit namelijk een mogelijkheid tot automatisering. Vervolgens is het verstandig dat de diegene zich hierop gaat oriënteren automatisering daadwerkelijk begrijpt. Op het moment dat hier geen of niet voldoende kennis over is, is deze persoon ook niet bereid te beslissen waar automatisering behulpzaam kan zijn binnen het bedrijf. Het is ook aan te raden om eerst hetgeen te automatiseren wat niet vergaand denken vereist. Focus eerst op de gemakkelijke processen en breid daarna uit naar de moeilijkere processen. 

Wanneer inzichtelijk is gemaakt welke procesonderdelen geautomatiseerd kunnen worden, kan de inventarisatie van verschillende leveranciers beginnen. Er zijn veel legal tech-bedrijven die allemaal op hun eigen manier automatiseren. Het is heel normaal om met een pilot op kleine schaal te beginnen voordat je een daadwerkelijke keuze maakt. Op die manier kun je goed evalueren of het systeem ook bij de wensen van het bedrijf aansluit. Mocht dit het geval zijn kan de implementatieperiode beginnen en de trainingen voor het personeel. Trainingen zijn in dit geval belangrijk om een overgang naar automatisch werken goed te laten verlopen. Een systeem zal namelijk aan de ene kant waarschijnlijk deels de praktijk kunnen reflecteren. Aan de andere kant zullen bepaalde processen door automatisering anders moeten worden ingericht. 

Legal tech is nog relatief ‘jong’ en de producten kunnen met behulp van ervaringen uit het bedrijfsleven ‘volwassen’ worden. Ieder onderdeel in het contracteringsproces vereist specifieke kennis. Mogelijk duurt dit iets langer, maar het resultaat zal een veel grondiger transformatie van je bedrijfsprocessen zijn. 

Wil je stappen maken op het gebied van automatisering? Bekijk hieronder het stappenplan Legal Tech:

 

MEER
LEZEN?

Zes contracten die iedere (internet)ondernemer moet hebben

Contracten, het liefst wil menig ondernemer er niets mee te maken hebben. Gezeur over kleine lettertjes staat het zakendoen maar in de weg. Toch is het onverstandig om volledig zonder contracten de weg op te gaan, althans als je geen zin hebt in juridische claims en hoge schadevergoedingen. Wees dus voorbereid en zorg dat je deze contracten in je tas (of hippe rugzak) hebt.
Lees meer

Digitalisering binnen de overheid: nieuwe wetgeving in de maak

Er is een nieuwe wetgeving in de maak: de Wet digitale overheid (Wdo). Dit wetsvoorstel zal een wettelijke basis leggen voor de gehele basisinfrastructuur van de overheid.
Lees meer

Uw bedrijfsnaam in andermans domeinnaam, en nu?

Wanneer is er sprake van handelsnaaminbreuk, en wat zijn de regels over het opnemen van een handelsnaam in uw domeinnaam?
Lees meer
Arnoud Engelfriet

Arnoud Engelfriet

Arnoud Engelfriet is kennispartner bij JuriBlox. Hij is gespecialiseerd in internetrecht waar hij zich al sinds 1993 mee bezighoudt. Met zijn informatica-achtergrond richt hij zich graag op complexe technisch/juridisch ICT-vraagstukken en softwarelicenties (met name open source). Zijn website Ius mentis is één van de populairste van Nederland over ICT en recht.