Als het gaat om de AVG (algemene verordening gegevensbescherming), komt het gesprek al snel op het verwerkingsregister. In essentie draait de AVG natuurlijk over het verbeteren van de transparantie, dataminimalisatie en privacy by design. Maar vraag je iemand die zich bezighoudt met privacy om de kern aan te wijzen, dan is het register vaak het antwoord. En heb je het over een register, dan spreekt je ook over Excel. Vaak worden deze twee termen in één adem genoemd, onlosmakelijk met elkaar verbonden. Excel is de eerste keuze voor een verwerkingsregister, maar is het ook de beste?
EXCELleren in uw verwerkingsregister
15 november 2023 - MarkHoogewerf
Als je weinig met persoonsgegevens werkt en je register slechts enkele verwerkingen bevat die zelden veranderen, dan is Excel de juiste keuze voor jou. Er zijn talloze voorbeeldregisters online te vinden die je kunt aanpassen naar jouw behoeften. Excel is een vertrouwde en gebruiksvriendelijke tool voor eenvoudige registratiedoeleinden.
Wanneer is Excel dan niet de beste optie en waarom precies? Beter gezegd, waarom is een gespecialiseerde tool, zoals die van JuriBlox, een betere keuze voor mijn register. Om daar antwoord op te geven zet ik onderstaand de 4 hoofdredenen uiteen waarom een tool zoals JuriBlox beter is dan Excel voor jouw register!
Een goede basis
Wat staat er in jouw register? En wat zou er eigenlijk moeten worden opgenomen? Het opzetten van een register lijkt op het eerste gezicht een eenvoudige kwestie, omdat de inhoud ervan is vastgelegd in de AVG. De vereisten voor een register zijn daarmee helder, maar hoe zit het met de structuur, opbouw, diepgang en de concrete inhoud? Wie gaat het invullen en hoe wordt de benodigde informatie verkregen?
De primaire reden om Excel te vervangen door een systeem zoals JuriBlox is de manier waarop het register wordt ingevuld: via een vragenlijst. Het invullen van alle vereiste informatie aan de hand van een vragenlijst biedt verschillende voordelen.
- Snelheid en nauwkeurigheid:Een op maat gemaakte vragenlijsttool kan je helpen om snel de juiste vragen te beantwoorden, wat van cruciaal belang is bij gegevensverwerking en privacy compliance. Hierdoor blijft het register altijd volledig up-to-date!
- Standaardisatie:Iedereen werkt met dezelfde vragenlijst, afhankelijkheden en uitleg. Dit introduceert moeiteloos een hoge mate van standaardisatie in je register. De voordelen hiervan worden merkbaar wanneer je inzicht wilt verkrijgen of rapporteren.
- Dummy proof:Maak de AVG en je processen toegankelijk. Met ingebouwde adviezen en ondersteuning hoef je geen AVG/privacy-expert te zijn om op een juiste manier bij te dragen.
Vele schouders maken licht werk
Wie draagt eigenlijk de verantwoordelijkheid voor het invullen en onderhouden van het register?
In de praktijk zie ik vaak dat een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) exclusief aan het register werkt. Voor een FG is dit natuurlijk niet de bedoeling. In de AVG wordt de functie beschreven als iemand die controleert en adviseert, niet als de persoon die al het werk zelf uitvoert.
Maar hoe zorg je ervoor dat een FG niet langer alleen voor deze taak staat? Het begin van het antwoord op die vraag is een tool zoals JuriBlox. Door een vragenlijstmethode te introduceren, wordt het verwerkingsregister toegankelijk en concreet voor afdelingshoofden of managers in het bedrijf.
De vragenlijst leidt hen met begrijpelijke vragen en concrete voorbeelden die ze herkennen. Zo kunnen ze, zelfs zonder kennis van de AVG, eenvoudig het register opstellen.
Na het opzetten van het register is het noodzakelijk om bewustwording te creëren binnen de organisatie. Het delen van kennis en het informeren van medewerkers over de implicaties van gegevensverwerking en privacy is essentieel om een privacy bewustzijn te bevorderen. Hierdoor kan iedereen in de organisatie bijdragen aan een effectieve naleving van de AVG.
Naast het feit dat je als FG enkele taken kunt delegeren, biedt dit ook aanzienlijke voordelen. Het leidt namelijk tot een verbetering van zowel de actualiteit als de kwaliteit van het register. De bedrijfsafdelingen zijn namelijk zelf beter geïnformeerd over de specifieke processen en wanneer er wijzigingen optreden!
Onderhoud & versiebeheer
Het opzetten van een register is één ding, maar het actueel houden ervan op een overzichtelijke manier is een tweede uitdaging. Vaak biedt Excel hier geen oplossing, resulterend in een onoverzichtelijk bestand dat ontelbare keren is gewijzigd, waardoor uniformiteit, standaardisatie, versiebeheer en overzicht volledig verloren gaan. Wellicht nog belangrijker is dat de validatie voor de inhoud ontbreekt.
De sleutel tot het behouden van de relevantie en betrouwbaarheid van dit register ligt in regelmatig onderhoud en doeltreffend versiebeheer. In dit opzicht kan een privacytool zoals JuriBlox uitkomst bieden. JuriBlox stelt gebruikers in staat om zeer gericht en gestructureerd wijzigingen aan te brengen in het register, waarbij elk afzonderlijk kan worden bewerkt. Dit gebeurt niet door willekeurige velden aan te passen, maar door de gestructureerde vragenlijst opnieuw in te vullen en voort te bouwen op de vorige versie van de verwerkingen.
Dit geautomatiseerde proces minimaliseert niet alleen de kans op menselijke fouten, maar biedt ook een efficiënte en gestroomlijnde benadering van het bijhouden van gegevensverwerkingen. Bovendien legt JuriBlox een gedetailleerde versiegeschiedenis vast, waardoor gebruikers nauwkeurig kunnen traceren wie wat wanneer heeft aangepast. Deze functie vergroot de transparantie, verantwoording en audit mogelijkheden aanzienlijk, terwijl het ook de flexibiliteit biedt om eerdere versies van het register in te zien of te herstellen. Kortom, de combinatie van onderhoud, versiebeheer en de geavanceerde functies van JuriBlox biedt een krachtige oplossing voor organisaties die streven naar nauwkeurigheid, compliance en doeltreffend beheer van gegevensverwerkingen in een steeds complexere privacyomgeving.
Proactieve monitoring
Het delegeren van het opzetten en bijhouden van verwerkingen is niet geheel zonder risico's. Ondanks dat de business goed op de hoogte is van alle aanwezige processen, is het niet realistisch om te verwachten dat ze altijd onmiddellijk herkennen wanneer deze processen in strijd zijn met regelgeving of mogelijke risico's met zich meebrengen.
Hoe kun je er zeker van zijn dat je, zelfs wanneer je taken delegeert, nog steeds een waakzaam oog op je register houdt en direct op de hoogte bent van mogelijke risico's of onvolledigheden?
Hier biedt een tooling zoals JuriBlox uitkomst. Deze tool stelt je in staat om het beheer van het register en gerelateerde taken met vertrouwen uit handen te geven. Zo kan je jouw taak als FG terugbrengen naar hoe deze in de AVG ook wordt omschreven: controleren en adviseren. JuriBlox neemt namelijk een proactieve rol aan.
Door slimme technologie worden er triggers ingebouwd die direct waarschuwen bij bestaande of nieuwe gegevensverwerkingen wanneer er risico's of onvolledigheden ontstaan.
Zodra deze worden gedetecteerd, ontvangt de FG of verantwoordelijke onmiddellijk een melding en wordt voorzien van een specifieke taak om de betreffende verwerking te controleren. Het integreren van dergelijke fail-safes biedt niet alleen gemoedsrust, maar verbeterd ook het administratieve beheer in lijn met de vereisten van de AVG.
Compliant en Effectief
In samenvatting is het beheer van een verwerkingsregister cruciaal voor de naleving van de AVG, en de keuze tussen Excel en gespecialiseerde tools, zoals JuriBlox, heeft directe invloed op de effectiviteit en efficiëntie van dit proces.
Hoewel Excel een vertrouwde optie is voor eenvoudige registratiedoeleinden, biedt JuriBlox aanzienlijke voordelen op verschillende fronten. Het gebruik van een gestructureerde vragenlijst in JuriBlox stelt organisaties in staat om snel, nauwkeurig en gestandaardiseerd informatie in te vullen, wat essentieel is voor gegevensverwerking en privacy compliance. JuriBlox bevordert tevens de samenwerking door het register toegankelijk te maken voor verschillende afdelingshoofden, waardoor het niet langer een taak is die uitsluitend bij de FG ligt. Dit resulteert in een actueler en kwalitatief hoogstaand register.
Daarnaast biedt JuriBlox een geautomatiseerd onderhoudsproces met gedetailleerd versiebeheer, wat cruciaal is voor het behoud van relevantie en betrouwbaarheid. Ten slotte fungeert JuriBlox als een proactieve tool door risicomeldingen in te bouwen, waardoor de FG direct op de hoogte is van mogelijke risico's of onvolledigheden.
Kortom, de overstap naar gespecialiseerde tools zoals JuriBlox biedt een krachtige oplossing voor organisaties die streven naar nauwkeurigheid, compliance en doeltreffend beheer van gegevensverwerkingen in een steeds complexere privacyomgeving.
