25 maart 2020 - NielsWinters

Na anderhalve week thuiswerken begint iedereen er zo langzamerhand aan te wennen. Ondanks dat er nog geen duidelijk zicht is op het einde van de Corona-crisis, en maatregelen worden aangescherpt, vindt men steeds meer zijn weg in de andere manier van werken. Helaas is het niet meer zo makkelijk om bij een collega binnen te lopen of een fysieke afspraak te plannen. Maar het lijkt erop dat communicatie ook prima kan verlopen via telefoon, Skype of andere online middelen. Dat is een goed teken! Hoe zorg je ervoor dat naast de communicatie ook de juridische processen door blijven lopen?

Het is van belang dat primaire bedrijfsprocessen door blijven lopen. Ook in tijden van crisis, bij het wegvallen van personeel of beperkte contactmogelijkheden. Daarbij spelen juridische processen een grote rol in het laten doordraaien van organisaties en bedrijven. Als je geen contracten kunt sluiten, kun je ook geen nieuw personeel of klanten verwelkomen, afspraken vastleggen met leveranciers of partijen aanspreken op vastgelegde afspraken.

Ieder schakeltje levert mogelijke vertraging op

Contracteren kan slimmer en crisisbestendig worden ingericht. Het is natuurlijk mogelijk om de bedrijfsjurist op de hoogte te brengen van de gewenste afspraken, de jurist een contract op te laten stellen, vervolgens een controle uit te voeren, het (papieren) concept toe te sturen naar de klant of leverancier, het document aangepast terug te krijgen en als je geluk hebt te laten ondertekenen. Je merkt het wellicht al: in crisistijden kan dit zomaar een aantal maanden duren, of – erger – komen stil te liggen. Ieder schakeltje in het proces levert weer een mogelijke vertraging op.

Om die vertraging te voorkomen, kunnen deze processen worden gestandaardiseerd. De doorlooptijd kan aanzienlijk worden verkort door een duidelijke lijn aan te brengen in:

• het (laten) opstellen van contracten, 
• het controleren van deze documenten, 
• het onderhandelen met de klant of leverancier én
• het ondertekenen van de contracten. 

Begin bijvoorbeeld met een inventarisatieformulier, waarin alle informatie met betrekking tot de te maken afspraken wordt opgenomen. Dat geeft de bedrijfsjurist duidelijker inzicht en levert minder aanpassingen achteraf op. Kies er daarnaast voor om online samen te werken in een document dat op een gezamenlijke schijf wordt opgeslagen. Hierdoor zijn direct alle aanpassingen in één document verwerkt en bestaan er geen rondzwervende versies.

Continueer bedrijfsprocessen met behulp van slimme software

Wanneer er standaardisatie is aangebracht in de juridische processen, is het ook gemakkelijk om dit te automatiseren met slimme software. Dat zorgt er namelijk voor dat de juiste persoon op het juiste moment een seintje krijgt. Bijvoorbeeld om een contract te controleren, commentaar te leveren op een juridische tekst of het contract te ondertekenen. Daarnaast krijgt de betreffende persoon ook de juiste tools aangereikt om zijn acties uit te voeren. 

Dat betekent dat iedere betrokkene in het proces zich enkel bezig hoeft te houden met hetgeen voor hem of haar noodzakelijk is en dat hij of zij niet wordt beperkt door een gebrek aan middelen om zijn werk uit te voeren. Door het iedereen zo gemakkelijk mogelijk te maken, wordt de kans op vertraging steeds kleiner. Juist in tijden van crisis, waarin iedereen het druk heeft, mogelijk fysiek wordt beperkt en de nood hoog is, wil je de vertraging zo klein mogelijk houden.

Veel bedrijven kunnen efficiënter werken

Ondanks dat dit allemaal inkoppers lijken, zijn er nog steeds veel bedrijven waarbij het proces inefficiënt is ingericht. Of zelfs helemaal niet ingericht. 

Vanuit JuriBlox helpen we organisaties om de juridische processen te standaardiseren en te voorzien van de slimme software. Met of zonder crisis, de effecten van onze inzet zijn vrijwel direct zichtbaar. Benieuwd naar wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op!