Aedes is de landelijke branchevereniging van woningcorporaties, waarbij 268 corporaties zijn aangesloten. Met behulp van JuriBlox biedt Aedes leden een documentgenerator aan. Inkopers, juristen en andere professionals kunnen hiermee eenvoudig en foutloos contracten opstellen volgens gestandaardiseerde contractvoorwaarden.

95% van alle woningcorporaties in Nederland is aangesloten bij Aedes. Samen beheren zij zo'n 2,3 miljoen huurwoningen voor 4 miljoen bewoners. De leden van Aedes tellen in totaal ongeveer 28.000 medewerkers. De branchevereniging behartigt onder meer de belangen van haar leden in Den Haag en Brussel. Hiervoor werkt het samen met uiteenlopende partners, waaronder huurdersorganisaties, overheden, bouwers en zorginstellingen.

Contractvoorwaarden standaardiseren

De branchevereniging ondersteunt haar leden op diverse wijzen, onder meer op juridisch vlak. Hierbij wordt ingezet op standaardisatie. Zo maken alle woningcorporaties gebruik van contracten, waarvan het opstellen complex en tijdrovend kan zijn. Aedes stroomlijnt dit proces door het opstellen van gezamenlijke inkoopvoorwaarden, waarmee iedere woningcorporatie aan de slag kan.

"We bieden al langer algemene inkoopvoorwaarden aan voor onder meer onderhoud en nieuwbouw. Ook hebben we inkooptoolboxen die conceptovereenkomsten omvatten voor bijvoorbeeld schoonmaak en centrale verwarming. Leden vroegen ons ook voor het ICT-vraagstuk dergelijke inkoopvoorwaarden op te stellen", legt Gaby van der Peijl, Adviseur inkoop samenwerking bij Aedes, uit. "We kwamen toen GIBIT van VNG Realisatie tegen. GIBIT staat voor Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox. Onderdeel van deze toolbox is een tool ontwikkeld door JuriBlox, waarmee gebruikers eenvoudig een contract kunnen genereren."

"Aangezien wij het wiel niet opnieuw wilden uitvinden, hebben wij contact opgenomen met VNG Realisatie. Wij mochten de toolbox inclusief deze documentgenerator gebruiken als voorbeeld. De doelgroep van GIBIT bestaat uit gemeenten, terwijl onze doelgroep woningcorporaties zijn. We hebben de toolbox samen met verschillende leden aangepast voor onze doelgroep."

Algemene Corporatievoorwaarden bij IT

Op basis van GIBIT ontwikkelde Aedes de Algemene Corporatievoorwaarden bij IT (ACBIT). Onderdeel van ACBIT zijn onder andere een documentgenerator, een stappenplan voor het implementeren van ACBIT binnen corporaties en een kwaliteitswijzer voor corporatiespecifieke kwaliteitsnormen. Denk daarbij ook aan een risicoanalyse en een verwerkersovereenkomst.

De documentgenerator vereenvoudigt het opstellen van inkoopcontracten. Bij andere dossiers deelt Aedes de inkoopvoorwaarden via een Word-document. Dit kent nadelen. Zo kunnen gebruikers per ongeluk verkeerde wijzigingen aanbrengen, die risico’s met zich mee kunnen brengen. Dit kan tot gevolg hebben dat het contract juridisch niet meer sluitend is.

"Met de documentgenerator kan dit eigenlijk niet. Je bedenkt vooraf de inkoopstrategie en wat je doelstellingen zijn. Je selecteert in de documentgenerator alle hiervoor benodigde elementen. De generator koppelt hieraan vervolgens automatisch de juiste en actuele contractvoorwaarden. Daardoor kan je eigenlijk geen 'verkeerde overeenkomsten' maken”, legt Van der Peijl uit.

Ontwikkeling is snel verlopen

De ontwikkeling van de documentgenerator is snel verlopen. "In juni 2021 hebben we de knoop doorgehakt en ingezet op het aanbieden van contractvoorwaarden voor IT via een generator. De ontwikkeling hiervan ging in september 2021 van start en is in december van dat jaar afgerond. We hebben de tool sinds januari 2022 in gebruik. Dit had zonder de ervaring van JuriBlox en de VNG waarschijnlijk langer geduurd."

Aedes, VNG Realisatie en JuriBlox werken gezamenlijk aan standaardisatie in de betreffende branches. "We hebben onder andere afgesproken dat verbeteringen die gerealiseerd worden aan het platform of documentgenerator, beschikbaar komen voor beide partijen."

Ervaringsdeskundige

Van de Peijl: "Erg fijn was dat JuriBlox op dit vlak een ervaringsdeskundige is. JuriBlox stelde bijvoorbeeld een functionele specificatie op voor het project op basis van hun eerdere ervaringen bij andere klanten. Waar je normaliter nog flink moet wijzigen in zo'n functionele specificatie, hadden we nu slechts twee kleine verbeteringen.”

De documentgenerator is gekoppeld aan de single sign-on functionaliteit van Aedes. "Voor onze website maken we gebruik van single sign-on. Naar de integratie hiervan met JuriBlox hebben we eigenlijk geen omkijken gehad. JuriBlox schakelde rechtstreeks met onze IT-partner”, aldus Van der Peijl. "Ook de korte lijnen bij JuriBlox zijn erg prettig; je krijgt in veel gevallen vrijwel direct antwoord op vragen."

Strategiedocument en inkoopplan voor digitalisering

Aedes wil ACBIT in de toekomst uitbreiden. Zo wil de branchevereniging onder meer een strategiedocument en inkoopplan voor digitalisering opstellen. "Ook hebben we de wens om andere toolboxes te voorzien van een documentgenerator. Het gaat daarbij om onze toolboxes voor onderhoud, nieuwbouw, schoonmaak, centrale verwarming en mechanische ventilatie”, zegt Van der Peijl.

Bent u lid van Aedes en heeft u zich nog niet aangemeld voor de documentgenerator? Maak dan nu een account aan op Aedes.nl.

Digitaliseringsdossier van Aedes
ACBIT maakt onderdeel uit van het digitaliseringsdossier van Aedes. Het opstellen van dit dossier is een samenwerking van teams binnen Aedes, waarbij onder meer CorpoNet-CORA-VERA betrokken was. CorpoNet is een vereniging van woningcorporaties die onder andere de CORA (COrporatie Referentie Architectuur) ontwikkelen en beheren. CORA helpt woningcorporaties bij het verbeteren van zowel hun bedrijfsvoering als informatievoorziening aan de hand van algemeen aanvaarde principes. Ook stelt het relevante methodieken en referentiemodellen beschikbaar. De VERA-standaard is de technische uitwerking van CORA. De belangrijkste doelgroepen van VERA zijn corporaties, leveranciers en ketenpartijen. De VERA-standaard is door een gezamenlijke inspanning van markt en corporaties ontstaan.