Driessen Groep zet JuriBlox Privacy in voor het bewaken van de compliancy met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van haar verschillende bedrijven. Hiermee houdt de groep grip op de omgang met privacy, ondanks dat haar zes dochterondernemingen onafhankelijk van elkaar opereren.

Driessen Groep is dagelijks bezig met het mogelijk maken van werkgeluk voor zoveel mogelijk mensen en organisaties. De zes bedrijven van Driessen Groep helpen vele duizenden mensen aan of met tijdelijk en vast werk (Driessen, Reijn en Jeij), laten medewerkers groeien, bloeien en excelleren (Mensium), en verzorgen alle HR-processen en systemen tot in de puntjes (IJK en TSF). Dit doen zij vanuit het centrum van mens en werk: de Brainport Human Campus.

Van familiebedrijf naar familie van bedrijven

Jan van den Veerdonk, Information Security & Privacy Officer bij Driessen Groep: "In 2018 hebben we het familiebedrijf getransformeerd tot een familie van bedrijven. Al deze bedrijven maken onderdeel uit van Driessen Groep, maar hebben een eigen onderscheidende merknaam, positionering en huisstijl. Veel ondersteunende diensten worden door de bedrijven zelf georganiseerd, echter sommige zaken zijn centraal op groepsniveau belegd. Zo zetten we bijvoorbeeld JuriBlox Privacy in om grip te houden op de wijze waarop de bedrijven binnen onze groep omgaan met privacy."

Deze oplossing draagt bij aan een zorgvuldige omgang met de AVG. "De oplossing geeft ons een uniform platform waarmee wij onze standaarden op het gebied van privacy kunnen borgen bij de verschillende bedrijven. Zo zorgen we dat iedereen compliant is met de AVG", zegt Van den Veerdonk. "Driessen Groep hecht het grootste belang aan privacybescherming. Dit wordt gezien als een ‘familie-waarde’ die binnen alle onderliggende bedrijven van de groep op dezelfde wijze in de bedrijfsvoering moet worden doorgevoerd en bewaakt. JuriBlox maakt dit mede mogelijk."

Veel duidelijkheid

"Onze organisatie voor HR-services IJK krijgt bijvoorbeeld dagelijks allerlei informatieverzoeken van medewerkers en opdrachtgevers binnen. Zo vragen medewerkers om het toesturen van een verloren loonstrookje of vragen opdrachtgevers een Verklaring Omtrent Gedrag op. In andere gevallen willen medewerkers juist informatie aanleveren. Voorheen moesten servicemedewerkers continu aftasten wat zij wel en juist niet mochten, wat foutgevoelig is. Dankzij JuriBlox is er nu een uitgebreid pakket met richtlijnen en spelregels beschikbaar dat hierin sturing geeft. Ook kunnen zij verwijzen naar deze richtlijnen in hun antwoord richting medewerkers en opdrachtgevers. Het geeft veel duidelijkheid."

Met het oog op de AVG houdt Driessen Groep een register van verwerkingen en een incidentenregister bij. "De wijze waarop wij deze registers vormgeven, is door het platform behoorlijk veranderd. Voorheen werkten we met Excel-spreadsheets, die gedeeld werden via SharePoint. Het platform zorgt dat nu dat verwerkingen en incidenten uniform worden vastgelegd."

Privacyambassadeurs

Binnen de verschillende organisaties zijn door Van den Veerdonk privacyambassadeurs benoemd. "Zij ondersteunen in de bedrijven om op eenduidige wijze vorm te geven aan het privacy-beleid. Wij werken met alle ambassadeurs samen in het JuriBlox-platform.

Het platform levert interessante inzichten op en helpt bij het identificeren van eventuele verbeterpunten. "Zo werd binnen een van onze bedrijven van oudsher veel gecommuniceerd via e-mail. Vanwege enkele gemelde incidenten gerelateerd aan e-mail besloten we hiervan af te stappen”, zegt Van den Veerdonk. "Om dit te faciliteren hebben we hierop een specifieke bedrijfsapplicatie vernieuwd. Alle berichtgeving binnen de organisatie vindt hierdoor nu plaats binnen deze app."

Privacy Impact Assessments

Driessen Groep gebruikt het platform ook voor het uitvoeren van Privacy Impact Assessments en Data Privacy Impact Assessments, waarmee privacyrisico’s in kaart worden gebracht. "Binnen onze groep beschikken we over een tweetal softwarehuizen, die onze applicaties voortdurend verder optimaliseren en hierin wijzigingen aanbrengen. Grip houden op deze continue stroom met wijzigingen en nieuwe softwareprojecten was uitdagend. Wat wellicht een klein en simpel softwareproject lijkt, kan privacytechnisch een grote impact hebben."

Ieder nieuw project waarbinnen persoonsgegevens worden verwerkt, moet daarom verplicht worden aangemeld bij JuriBlox. Ook een Privacy Impact Assessment is verplicht. Dit ongeacht de omvang van het project of het aantal persoonsgegevens dat wordt verwerkt. "Dankzij deze werkwijze houden wij zicht op alle projecten binnen de verschillende organisaties die onderdeel uitmaken van Driessen Groep. Naast AVG-compliancy biedt dit ook andere voordelen. Zien wij dat binnen onze groep vergelijkbare projecten worden uitgevoerd, dan kunnen wij deze afdelingen of teams aan elkaar koppelen."

Uniforme verwerkersovereenkomsten

Een van de bedrijven van Driessen Groep treedt regelmatig op als gegevensverwerker voor klanten. Deze partij gebruikt JuriBlox Privacy ook voor het opstellen van verwerkersovereenkomsten met deze klanten. Templates zorgen ervoor dat alle overeenkomsten uniform worden opgesteld. “Inmiddels zijn zo'n 900 tot 950 overeenkomsten met behulp van het platform gecreëerd."

De samenwerking met JuriBlox bevalt Driessen Groep goed. “Het platform krijgt regelmatig een update. Nieuwe functionaliteiten worden altijd na werktijd uitgerold. Vooraf aan de implementatie van een update ontvang je vaak nog een reminder om tijdig je werk op te slaan. We hebben daarnaast regelmatig contact met JuriBlox over het platform, wat zorgt voor korte lijnen."

Gebruiksvriendelijkheid

Bij de zoektocht naar een platform dat hen kon helpen aan de administratieve verplichtingen van de AVG te voldoen, zijn verschillende oplossingen onderzocht. "We hebben naar een aantal spelers in de markt gekeken, waaronder een grote internationale speler. Aangezien wij ons uitsluitend op de Nederlandse markt richten, sloot het gebruiksvriendelijke platform van JuriBlox het beste bij ons aan.”

"Wij maken sinds 2018 gebruik van JuriBlox Privacy en waren hiermee een van de eerste gebruikers. Sindsdien heeft het platform zich snel ontwikkeld en is het aanzienlijk uitgebreid", zegt Van den Veerdonk. "Wij gebruiken lang niet alle functionaliteiten van het platform. De komende tijd willen wij het gebruik verder uitbreiden."