De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verplicht veel organisaties tot het bijhouden van een datalek- en een verwerkingsregister. Medux Groep leidt dit proces in goede banen met behulp van JuriBlox Privacy. Deze oplossing zorgt er onder meer voor dat verwerkingsovereenkomsten uniform worden opgesteld en centraal worden opgeslagen. Ook worden datalekken centraal geregistreerd. Medux maakt hiermee een grote stap op het gebied van AVG-compliancy.

Het Medux-concern is een belangrijke speler op het gebied van zorg- en revalidatiehulpmiddelen, -diensten en aanvullende serviceconcepten. HartingBank, een dienstverlener op het gebied van hulpmiddelen in zorginstellingen, en Medipoint zorg- en welzijnsproducten zijn de bekendste namen binnen het Medux-concern.

Overstap naar gespecialiseerde oplossing

"JuriBlox helpt ons met onze compliancy met de AVG", zegt Chun Tan, Compliance Officer bij Medux. "We werkten voorheen vooral met Excel-bestanden. Toen we extern onze nieuwe Functionaris Gegevensbescherming (FG) aantrokken, stelde deze echter een overstap naar een gespecialiseerde oplossing voor. De keuze is gevallen op JuriBlox Privacy."

JuriBlox Privacy is een oplossing waarmee bedrijven eenvoudig aan de administratieve plichten van de AVG kunnen voldoen. De software maakt niet alleen gegevensverwerkingen inzichtelijk, maar kan ook geautomatiseerd privacy-advies op maat leveren.

Het systeem biedt Medux belangrijke voordelen. "Onze vorige FG had eerder al bij alle afdelingen de verwerkersovereenkomsten opgevraagd en een overzicht gemaakt wie welke overeenkomst is aangegaan. Deze overeenkomsten werden voorheen echter niet centraal opgeslagen, wat het creëren van een volledig overzicht bemoeilijkt. JuriBlox zorgt ervoor dat verwerkersovereenkomsten op een centrale plek belanden. We hebben hierdoor veel beter zicht op de afspraken die we maken en de verwerkersovereenkomsten die we hebben afgesloten."

Een ander voordeel is de uniforme wijze waarop overeenkomsten worden opgesteld. "JuriBlox Privacy werkt met behulp van templates die gebruikers invullen en op basis waarvan een verwerkersovereenkomst wordt gecreëerd. Deze templates zorgen voor uniforme overeenkomsten. Iedereen doorloopt bij het opstellen dezelfde stappen en beantwoordt dezelfde vragen", zegt Tan. Templates zorgen er ook voor dat het opstellen van een verwerkersovereenkomst minder juridische kennis vereist en in feite door iedere medewerker van de organisatie kan worden uitgevoerd.”

De oplossing is inmiddels uitgerold door Medux en wordt nu in gebruik genomen, wat een geleidelijk proces is. "Het systeem vraagt een nieuwe werkwijze van onze medewerkers", zegt Tan. “Medewerkers zien niet altijd direct de voordelen in van de nieuwe werkwijze met JuriBlox. Het realiseren van gedragsverandering en aanpassen van workflows kost tijd. Nog niet iedere medewerker maakt op dit moment dan ook al gebruik van JuriBlox, wat niet verrassend is. De komende tijd werken we aan het vergroten van de omarming van de oplossing."

"De wijze waarop wij gegevensverwerkingen en datalekken registreren is dankzij JuriBlox sterk verbeterd. Dit is belangrijk, niet alleen met het oog op de AVG. Zo zijn we momenteel bezig met een ISO-certificering, waaraan het inzicht dat het systeem van JuriBlox ons geeft een belangrijke bijdrage levert." Zo registreert Medux per datalek – waar volgens de AVG ook sprake van is als data verloren gaan – wat er precies is gebeurd. Hierdoor is altijd direct duidelijk wanneer welk datalek plaatsvond, wat de oorzaak hiervan was, welke gebruikers zijn getroffen en op welke wijze Medux op het datalek heeft gereageerd.

Gebruik vergroten